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動画社内報コラム

社内コミュニケーションを活性化するためのツールとして「動画」が有効な理由

社内コミュニケーションが上手くいっていないと、実際に肌で感じている管理職の方も多いのではないでしょうか。社内コミュニケーションに問題を抱えていると、仕事のスピードや業務のトラブルや人間関係にまで悪影響を及ぼす可能性があります。

社内コミュニケーションツールを職場に適したものを利用することで、社内コミュニケーションが円滑になり業務効率化につながります。ここでは、社内コミュニケーションの重要性と社内コミュニケーションツールの種類や動画を通したコミュニケーションのメリットについて解説します。

社内コミュニケーションの重要性

社内コミュニケーションツールを選ぶ前に、そもそもなぜ、社内コミュニケーションは必要なのでしょうか?

目的を持って社内コミュニケーションの改善に取り組まなければ、社内コミュニケーションツールを導入したとしても効果を得られるとは限りません。そのためにまずは、社内コミュニケーションが適切に行われていることで、どのような効果があるかをご説明します。

・チームワークの向上

社員同士のコミュニケーションが活発だと、困っている社員がいるときに自然とサポートする関係が構築されます。また、情報共有が活発になることで、疑問の解消や課題の認識を一致させるなどの効果も期待できます。

サポートし合う関係や信頼関係、情報共有が適切になされることで、生産性向上につながります。

・ミスの防止につながる

情報共有がなされ、各社員のタスク状況やコミュニケーションが適切に行われていることが把握できていれば、ミスやトラブルの防止ができます。コミュニケーションが気軽にできるとひとりで抱え込む状況や外から状況が見えないなどの状態を防げます。

互いに確認し合ったり、質問しやすい環境づくりができているとミスを未然に発見できるようになり、業務効率化の向上や仕事の質の向上に繋がります。

・従業員エンゲージメント向上

社員同士のコミュニケーションが活発になることで、会社も活気を帯び人間関係や信頼関係の構築につながります。コミュニケーションが円滑にできることで、会社の雰囲気が改善され、会社へ愛着を感じ、ストレスが軽減されるようになると、離職率の低下も期待できます。

業務を進めるうえで、コミュニケーションが円滑だとストレスも少なく済み、業務効率や質の向上につながり、仕事をすることにプラスの感情を持ちやすくなるでしょう。

社内コミュニケーションの課題

コミュニケーションを円滑に行う為には、社内コミュニケーションの課題をしっかりと把握し、対策や改善を行う必要があります。よくある課題としては、以下のようなものが考えられます。

  • ・テクノロジーを活用した情報共有ができていない
  •  
  • ・上層部と従業員のコミュニケーションが足りていない
  •  
  • ・人によって知っている情報やノウハウに差がある
  •  
  • ・チームワークや人間関係が悪い
  •  
  • ・共有漏れや共有されないことが多い

 

自分の職場にどのような課題があるかを見極めることで、適切な改善策やツールを選ぶことも可能になるため、課題の把握は必須となってきます。

加えて、コミュニケーションの重要性を社員に理解してもらう、コミュニケーションが生まれやすい環境づくりの構築も場合によって必要になってきます。

社内コミュニケーションツールの種類

オンライン上で完結する情報共有ツールには、メール、グループウェア、社内SNS、ビジネスチャットがあります。いずれも、アナログの情報共有ツールとは違い、すぐに情報を相手に伝達できるのが特徴です。

基本的には非同期のツールで、仕事が中断されることなく、各々のタイミングで情報を確認できる点が特徴と言えるでしょう。

・メール

情報を共有したい相手を特定でき、1対複数の情報伝達にも役立ちます。宛名や挨拶文がマナーとされているメールの性質上、畏まった内容を送るとき、社外とやり取りをするときに使われることが多いです。

・グループウェア

電子掲示板やスケジュール管理、ファイル共有など、ネットワーク上で総合的に情報共有を図るツールです。直接のコミュニケーションというよりは、スケジュール共有やファイル共有など、データの共有に向いています。

・ビジネスチャット、社内SNS

ビジネス向けのチャットツール、SNSです。メールと違い挨拶や宛先の記載は必要なく、シンプルで気軽なやり取りができます。社内のコミュニケーション量を増やすのに便利です。

 

数あるオンラインの情報共有ツールで最適なものを利用したり、使い分けや併用することでよりスムーズな情報共有が行えるでしょう。

また、アナログツールであっても適切であれば利用する効果はあり、オンラインとアナログのツールの使い分けや併用も効果的な場合もあります。

社内コミュニケーションツールに動画を使うメリット

コロナ禍におけるテレワークの継続ならびに定着により、社員とのエンゲージメント向上に課題を感じる企業も増加傾向にあると言われています。

その背景にチーム間の連携が取りづらい、社員の一体感やロイヤリティが上がらず離職が増えるなどテレワークによるコミュニケーション不足などがあげられます。

このテレワーク時代に社内コミュニケーションに課題を感じる企業も多いなか、その解決手段のひとつとして挙げられるのが「動画」を活用したコミュニケーション。そこには、下記のようなメリットあります。

  • ・自己紹介動画などで、パーソナリティを表現しやすい
  •  
  • ・社員の顔が見えることで親しみを持ちやすくなり、部署間や上司、同僚など縦や横の距離感を近づけることができる
  •  
  • ・研修の内容を一度で多数の社員に共有可能に
  •  
  • ・社内ナレッジの伝達を視覚的に共有しやすい
  •  
  • ・経営層のビジョン・ミッションの伝達をエモーショナルに行える

 

一度に多くの情報量が伝達可能な動画で、従業員の人となりを手軽に伝えられたり、ナレッジの共有もしやすくなるのです。

社内コミュニケーションを活性化し、従業員のエンゲージメント向上のための一つの手段として「動画」を選択肢に入れてみてはいかがでしょうか。

 

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millvi動画社内報とは

『つたわる×つながる×シェアする』をコンセプトに、テレワーク時代における動画活用で従業員のエンゲージメントを高める「動画社内報」サービスです。
国内700社以上の導入実績のある動画配信システム「millvi」で、動画によるコミュニケーションが可能な社内報システムのご提供から、動画制作サービス、活用支援コンサルティングまでお客様を支援いたします。

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