【株式会社日本旅行様】ツールと配信サポートの両軸でオンライン学会を成功へ導いた事例

さまざまな領域の学術集会の運営を手掛けてきた日本旅行のMICE営業部

事業内容をお聞かせください。

諸田 和也様（以下、敬称略）：私が所属する、大阪法人営業統括部のMICE営業部では、MICEと略称される企業の会議（Meeting）や研修旅行（Incentive）、医療学会が開催する会議（Convention）、展示会やイベント（Exhibition/Event）全般を担当しています。その中でも特に、学術集会やイベントの案件を中心に手がけてきました。
新型コロナウイルスの感染拡大以前は、国内外問わずさまざまな場所で学術会議の運営・政策業務や懇親会、参加者の宿泊、移動手段の手配といった、いわゆるPCO（Professional Congress Organizer）業務を展開していました。

どのような案件を多く取り扱ってきたのでしょうか。

諸田：特に今回のお取り組みのような医学系、歯科系の学術集会の運営を長年担当してきました。
しかし2020年より新型コロナウイルスの感染拡大をうけ、オンラインでの実施に舵を切っています。私たちのMICE営業部では、コロナ禍当初より集合型の学会ができない中で「どのようにすれば学会ができるか」という課題を当事者と一緒に考案し、社内にもオンラインによる学会運営の成功事例を展開してきました。

初めてのオンライン学会の開催で、お客様やベンダーとのコミュニケーションに課題

オンラインで学会を開催するにあたって、どのような課題があったのでしょうか。

諸田：まず1つ目の課題として、学会をオンラインで開催した前例がほとんどなかったため、お客様にオンライン学会の開催イメージを持っていただくことに苦労しました。また、弊社の中でもデジタルツール活用に精通している社員は少なく、１から勉強し、システムの構築や、社内での説明に時間が必要となりました。
基本的にこれまでのリアルな学会運営では、お客様からのご要望を受けて、お客様もご経験のあり、想像しやすい内容を提案する流れなのですが、オンライン学会の場合は初めてである事と、想像が難しいシステムの内容を丁寧に説明しなければならず、不慣れな営業活動を強いられていました。
もう1つの課題が、動画配信やシステム関係の企業の方は配信のシステムや医療業界への理解は深かったものの「学会」そのものに対して経験がなく、学会の進行方法や基本情報を私たちから説明する必要があったのです。セミナーや社内研修と異なり、同じ時間軸で何本もプログラムが進行される形式であることは、その一例でした。
また、一般的にYouTubeのような無料の動画配信システムが一般的になっていたため、配信システムにコストが掛かることや、セキュリティ面に考慮する等、理解を得ることが当初難しかったのです。

学会からの要件を満たすため、受講証明書の発行やスポンサー用のバナー枠を設置

オンラインによる学会実施は、どのように進められたのでしょうか。

諸田：コロナ禍以前より前からお付き合いのあった、エビリー社と関係のあるシステム開発会社さんに相談させていただき、学会ならではの事情を反映した動画配信システムを構築いただきました。具体的には、受講証発行システムや動画視聴ログや学会の会員番号を確認できるシステムをゼロベースで組み立てていただいております。

エビリー社へご依頼いただいた背景をお聞かせください。

諸田：動画配信システムを構築いただいただけでなく、実際のオンライン学会にて配信のサポートまでお願いしたかったことが背景にあります。今回の案件では、2件の医療系学術集会の案件でご一緒させていただくことになりました。

millvi ポータルでは、どのようなシステムを構築されたのでしょうか。

諸田：プログラム視聴後の受講証を発行する機能が必要となります。学会への参加によって単位が付与され、認定資格を更新するために受講証は必要になります。そのため、お忙しい医師の方も時間を割いて毎年参加されているのです。受講証が発行される条件に、最初から最後まで講座を受講することが求められておりまして、それをオンライン上でも実現するには早送りや巻き戻し機能をなくし、主催者側が視聴履歴を確認できる必要がありました。
もう1つの要素として、学会のスポンサー様のバナー広告を掲載することも求められました。配信画面の左側や画面中央に動くバナー広告枠を設置し、スポンサー企業が広告を出せる場所を確保したいという狙いもあったのです。これらの要件定義は、お客様へのヒアリングの中で進められていきました。

使いやすいツールと手厚いサポートで、オンライン学会は安心して運営できた

エビリー社とのお取り組みの中で印象に残っているエピソードがありましたらお聞かせください。

諸田：エビリー社の方には、オンライン学会の実施に伴走していただいたことが、とてもありがたかったです。私自身、初めての取り組みということもあり、また動画配信システムには詳しくなかったため、エビリー社のカスタマーサクセスの方にご相談させていただきました。
例えば、システムのUIにおいては、どこにどのボタンを置くか、どのような文言を配信画面上に入れたらいいのか、受講証はどこにアップロードすればよいかといった、細かい部分までアドバイスをいただいています。

オンライン学会開催中のサポートについてお聞かせください。

諸田：余裕をもったスケジュールでシステムを構築できているため、基本的にはイレギュラーの内容のみご相談させていただきました。ただ、しっかり準備を重ねたため、ほとんどイレギュラーは発生しませんでした。イレギュラーな例でいいますと、どうしても期間内に視聴できなかったお客様への個別対応をお客様と相談しながら進めたことが挙げられます。
ただ、このイレギュラーも配信システム外の対応であり、動画配信自体にトラブルは全くと言っていいほどありませんでした。事前準備で懸念事項や課題はしっかり潰せていたからこそ、安心して進行することができたと記憶しています。

オンライン学会運営における「二人三脚のパートナー」

今回のお取り組みのご感想をお聞かせください。

諸田：millvi ポータルは分かりやすいUIになっているので、どんな企業の案件でも導入しやすいものになっているかと思います。弊社のMICE営業部でも、別の案件での活用ができないか模索しているところです。
コロナ禍を背景に動画配信での学会実施となりましたが、さまざまなメリットがあったと感じています。1つは、24時間いつでも視聴できる環境になったことで、決められた時間にユーザーを拘束することなく、アポイントや診療の間に受講できるようになったことです。また、子育て世代や出張に行けない方など、人を選ばず参加できること、そして国内外問わず場所を選ばずに参加できることもメリットです。

お客様からのご感想をお聞かせください。

諸田：学会開催後は、millvi ポータルで得られた視聴解析ログからデータを抽出し、お客様に納品させていただきました。その後、お客様から「今後も同じやり方でお願いします」との感想がありましたので、millvi ポータルは安心して使える動画配信システムであり、オンライン学会は問題なかったと感じられたのだと思います。

最後に、今回のお取り組みにおいてmillvi ポータルとエビリー社はどのような存在だったでしょうか。

諸田：二人三脚のパートナーだったと思っています。弊社が学会の運営業務を行う中で、足りない部分が、millvi ポータルのようなシステム面でした。知識やノウハウがないとどうしても進められない案件だったと思うのですが、弊社に足りなかった部分を補っていただけました。伴走者として今後も別の企画を作り上げられたらと考えています。