【株式会社JTBコミュニケーションデザイン様】オンライン国際会議にてmillviポータルの活用

コロナ禍で変化するオンライン会議への期待

ー：普段はどのような会議・事務局運営をされているのでしょうか。

株式会社JTBコミュニケーションデザイン（以下JCD）：今回のVLSI シンポジウムだけでなく、工学系や医学系など、幅広い分野で国際会議・国内学会の運営実績があります。以前は対面で、時に海外渡航も伴う会議・事務局運営をしてきたのですが、コロナ禍を機にオンライン開催のノウハウも蓄積しております。

ー：新型コロナウイルスの感染拡大によってカンファレンスやシンポジウム開催にどのような変化がありましたか。

JCD：コロナ禍は本当に大きな変化をもたらしました。初めての緊急事態宣言が発令された2020年4月頃に予定されていた国際会議は、中止か延期となりました。急遽オンライン開催となったケースもありましたが、開催までのリードタイムが短いこと、前例もなかったことで、細かい作り込みができないままオンライン開催となったことを覚えています。そのため、動画を事前に撮影して配信するオンデマンド配信だけでもよいから開催したい、と依頼される主催者も当時は多かったです。 しかしコロナ禍が一年半も続く現在、オンラインのカンファレンスやシンポジウムも一般的になり、主催者や参加者からの期待やハードルが日に日に高まっていると感じています。それに伴い、同じオンライン開催であっても、その目的や業種によって開催形態も多種多様になってきています。 今回の2021年VLSI シンポジウムでも、主催者であるVLSIシンポジウム委員会の方々からのご要望を丁寧にお伺いし、ご希望に沿ったオンラインの国際会議を企画していくこととなりました。

オンライン会議の課題は、「時差」と「ツールのカスタマイズ性」

ー：オンラインでVLSI シンポジウムを開催するにあたって、どのような課題があったのでしょうか。

JCD：ご相談をいただいた2020年の秋頃、オンライン会議での開催方法はまだまだ手探りの状態でした。これはVLSI 事務局だけの課題ではなく、PCO(Professional Congress Organizer)業界全体の課題でもありまして、特に複数のタイムゾーンをまたいだ国際規模の会議はまだまだ前例が少なく、ゼロから作り上げていく必要がありました。

ー：実務レベルではどのような課題がありましたか。

JCD：まず大きな課題は「時差」です。業界セミナーでも時差問題が大きく取り上げられており、特にライブ配信を行う場合は、海外との時差を考慮して、早朝や深夜の配信が必要なケースも多くあります。主催者のご要望にお応えし、クオリティの高い国際会議にするためには、事務局の運営も工夫する必要があります。そのため、柔軟にライブ配信をサポートしてくださるパートナーが必要であると考えました。 加えて、動画配信プラットフォームも柔軟に機能をカスタマイズできることが求められました。今回のVLSI シンポジウムでも、オンデマンド配信開始後に、発表資料を一括ダウンロードできるように変更してほしいとのご要望がありました。 主催者や参加者からの様々なご要望にお応えするためには、柔軟にご対応いただける配信パートナーとプラットフォームが必要だと考えました。

比較表を作成し、海外製プラットフォームとも比較。決め手はワンストップの配信体制

ー：「millvi ポータル」をお知りになったきっかけをお聞かせください。

JCD：今回のVLSI シンポジウムでは、国内ベンダー3社、海外ベンダー2社の動画配信プラットフォームを比較、検討しまして、それぞれのプラットフォームにおけるメリット・デメリット、特徴とする機能を一覧にしました。 ・主催者のご要望に沿える機能のカスタマイズ性 ・様々な配信サービスへのアクセス制限がある中国からも視聴できるか ・タイムゾーン（日本・アメリカ・ヨーロッパ）を並列して表示できるか 当初は海外ベンダーを中心に検討しておりましたが、前年のVLSI シンポジウムで導入されていた海外ベンダーでは費用が高すぎたこと、また別の海外ベンダーでは、先方の都合で設定した打ち合わせに担当者が現れず、並走する難しさを感じたことで、国内ベンダーに目を向け始めました。 そんな中、国内ベンダー候補の一社が動画配信システムでmillviを使っているとの情報を得て、営業担当者にご連絡したところ、「millvi プラットフォーム」があることを知りました。ライブ配信までワンストップでお願いできること、担当者のレスポンスが非常に速かったことから、事務局と並走していただけるパートナー企業として、エビリー社にお願いすることとなりました。

ー：ご提案に対して、VLSI シンポジウム委員会（主催者）からのご反応はいかがでしたか。

JCD：長年VLSI事務局を運営してきたことで、弊社のパートナー選定を信頼してくださり、「millvi ポータル」を導入し、エビリー社へ配信パートナーをお願いするという提案はスムーズに承認されました。国際会議の運営では、論文業務をはじめとした細かい事務作業が多く発生します。この事務作業を、長年にわたって迅速、正確に対応してきたからこそ築けた信頼関係だと自負しています。

ツールのカスタマイズからライブ配信のリハーサルまで柔軟な対応

ー：「 millvi ポータル」を初めて触ってみてのご感想をお聞かせください。

JCD：チャンネル構成やロゴ、カラーといった見た目をカスタマイズすることもでき、「どこをクリックしたら何ができるのか」がわかりやすいデザインでした。ヘルプページも充実しており、専門用語もあまり使われていなかったため、安心して管理することができましたね。 海外製の動画配信プラットフォームと比較しても、使いやすいインターフェースだという印象でした。 主催者側からのご要望に対しても、事務局が設定できない部分については、エビリー社に細かく設定いただけました。各項目の英語化対応についても、英訳しなければならない箇所のリストアップをエビリー社にご対応いただいた後、事務局で英訳を行い、順次プラットフォームに反映していただくというプロセスで進めることができました。

ー：ライブ配信への対応についてお聞かせください。

JCD：ライブ配信での最も大きなサポートは、リハーサルをしていただいたことです。ご依頼から配信本番までのリードタイムは非常に短かったのですが、リハーサルをしていただいことで、ライブ配信のプロセスを改善することができました。 例えば、ライブリハーサルの様子を動画で撮影し、それを「millvi ポータル」から視聴できるようにしたことで、当日Session Chairを務める委員の方々のライブ配信に対する理解が深まり、当日の流れをイメージしていただくのに役立ちました。アメリカ・ヨーロッパ側の委員からもご意見をいただき、本番のライブ配信プロセスに組み込むことができました。 また、アメリカ中心のタイムゾーン、日本時間の早朝5、6時台にご対応いただけたこともありがたいサポートでしたね。

オンデマンドからライブまで無事故の配信に、ほぼ100点の満足度

ー：「 millvi ポータル」導入の成果についてお聞かせください。

JCD：今回のVLSI シンポジウムは、その参加者規模やシンポジウムの運営内容において、過去一番ともいえる実績となりました。 ライブ配信もオンデマンド配信も行い、かつライブ配信で放送事故が起きなかったことは、当たり前のようでいて、とても誇れる実績だと思います。今後、別の国際会議をオンライン開催する際の成功事例となったと思います。 社内で他の国内学会や国際会議を担当しているメンバーからも「よく作り込まれていて使いやすいプラットフォームだった」というフィードバックをもらっています。また、参加者の規模がコロナ禍以前より微増となったことも評価できます。参加者の登録期間を長めに設けたことで、ライブ配信後に参加者登録者数が伸びたことも、オンライン開催ならではのメリットでした。 今回の取り組みに対して点数をつけるならば、ほぼ100点の満足度だと思います。

ー：「 millvi ポータル」のデータ使用量はいかがでしたか。

JCD：4カ月間、1万2,000GB で契約しましたが、最終日の8月31日 時点で1 万1,267GB を使用しており、ほぼぴったりの数字となりました。事前に想定していたデータ使用量の見立て通り、効率よく使えたことも高く評価できます。

オンライン国際会議の運営をテンプレート化し、より魅力的な運営へ

ー：今後の展望をお聞かせください。

JCD：複数のタイムゾーンを跨いだオンライン国際会議の運営は、コロナ禍を機に手探り状態からスタートしました。今回構築した「millvi ポータル」を基準として、オンライン国際会議に活用できるテンプレート化を目指すことが今後の目標です。運営方法を統一することでリソースに余裕ができ、会議をより魅力的に運営するための工夫に注力することができます。 そこで「millvi ポータル」とエビリー社には、今回のような国際会議にも対応いただけるプラットフォームの定型化を期待しています。

ー：ありがとうございました。