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ツイートコロナ禍でリモートワークが普及し、社内コミュニケーションの希薄化に対する課題を抱える企業が増え、雇用の定着や社員のモチベーション管理の一環として、社内報への注目度が高まっています。
そこで、「これから社内報を始めたい」「社内報をすでに始めているが運用に課題を感じている」という人事・広報担当の方のために社内報の運用における課題やそれらを解決するためのヒントについて「動画社内報」ミルビィのカスタマーサクセス担当、鈴木が解説していきます。
社内報とは？
↑カスタマーサクセス担当の鈴木です。
社内報とは、トップメッセージを従業員の方に伝えたり、社員インタビューなどを通して他部署の社員について知ることができるなど、企業の理念浸透や社員同士のコミュニケーション機会を創出するメディアです。
「人が辞めてしまうと、採用するコストや教育するコストがかかる」「人が採りづらい」「予算的に採用にお金が掛けられない」など、特にここ数年で若手人材の離職防止が多くの企業の課題となっています。
その解決策として会社のメッセージを現場に届けたり、社内コミュニケーションを活性化することで、従業員のエンゲージメントを高め離職を防ぐための施策としても注目されています。
紙媒体の社内報の課題観
社内報の種類として、紙媒体やWeb、社内SNS、動画などが挙げられます。その中でも社内報を紙媒体で運用している企業の方も多いのではないでしょうか。
社内報は伝統的なメディアであり、紙媒体で運用するメリットもありますが、もちろん課題もあります。
まず一つが、更新ペースです。社内報の内容を企画して取材、入稿を行い、印刷して社員に届けるまでには、タイムラグがあり、情報の鮮度は高くないでしょう。
また、印刷代を含めてコストも掛かります。そして、コロナ禍ということもあり、テレワークする社員が多い中で受け渡しが難しくなっているというところもあります。コストが掛かるだけでなく、運用自体が上手くいかなくなるというケースも多く聞きます。
そこで社内報を「紙からWebに移行したい」というご相談を受ける機会も多くなっているのです。
社内報の運用で大切なことは「ターゲット設定」
紙媒体でもWebにおいてもそうですが、社内報を運用する上での他の課題として「ターゲット設定が曖昧」ということも挙げられます。近年、社内報はトレンド的な要素もあり、「エンゲージメント向上や社内コミュニケーションの活性化に効くらしい」と、興味を持つ方もいらっしゃいますが、「誰にどんな情報を届けるのか」という目的の設定が不明瞭なケースも多々あります。
では、従業員の誰をターゲットにするのか。ターゲットによって発信するコンテンツも異なってくるため、例えば「マネジメント層をターゲットにするのか」「若手の離職防止として若手向けにやるのか」など、ターゲットを明確にする必要があるでしょう。
これはマーケティングの考え方も含まれてくる形にはなりますが、特に読んでほしい人をセグメントして考えることが重要です。従業員全員に読んでほしくて、誰でも読めるような記事をつくっても、結果的に誰にも読まれないということに繋がってしまいます。
ターゲットをしっかりと言語化し社内報を運用していくことで、社内でも定着していく可能性が高いでしょう。
社内報を紙からWebに移行することの効果
社内報は、人事の方や広報の方など特定の部署の方が担うことが多いですが、運用の際にKPIを置かれているはずです。そこで置かれるKPIは、例えば、紙媒体では、社内報の年間発行回数や配布数などがあるでしょう。しかし、そこにどんな効果があったのかは見えづらいのではないでしょうか。
紙媒体では効果検証が難しく、「誰が読んだのか」はブラックボックスになっていて「半年、1年続けたけど、効果があったか分からず、続けるかどうか迷っています」というケースもあります。
Webであれば、データによって「効果測定」が可能になるため、「どういう状況なら続けるべきか」「どういう状態になったら撤退したほうがいいのか」を予め定義していれば、その判断もしやすいとメリットがあります。
トップメッセージを動画発信している企業の事例
実際にWebや動画で、社内報を運用されている企業の事例をご紹介します。多店舗展開をされる大手企業の事例です。
多店舗展開するような大企業では、「情報を届けにくい」という課題をよく伺います。店舗がたくさんあり、従業員も多いことやアルバイトの方を含めて様々な属性の方がいらっしゃいます。そもそもモチベーションがあまり高くないケースや人の入れ替わりが激しい業界的では、アルバイトの方も含め社内エンゲージメントが低いケースもあります。
そこで、とある多店舗展開企業では、動画社内報をエンゲージメント向上施策として活用し、「我々は何のために存在しているのか」「お客さんに何を届けたいのか」ということをトップメッセージを動画で伝え、採用形態問わず、社内の誰もが観れる状態にしています。
それによって、アルバイトの方が見ても、モチベーションの向上に繋がった、という事例もあります。
動画で社内報を運用するメリット
動画で社内報を運用するメリットとしては、ここまで課題として挙げてきたことが、「基本的にすべて解決できる」ということが挙げられます。
まずは、タイムリーなコンテンツ発信できるという点です。動画であれば、スマホ一台あれば30秒や1分の気軽な動画を撮影・投稿でき、手軽にはじめられます。そして、Web上で、管理・更新・アクセスができるので、今日つくったコンテンツを今日届けることができます。
二つ目に、視聴者側の利便性の向上です。紙媒体であれば、オフィスに行かないと閲覧できなかったけれども、自宅や移動中、いつでもアクセスできるため、利便性も高くなります。さらに、テキストや写真よりも、動く映像や音声のほうが隙間時間やながら視聴でき、想像もしやすくなるため、観る側もインプットがしやすく、意図がより伝わりやすいというメリットもあります。
三つ目は、効果測定を可能にするという点です。動画というようなデジタルの領域を使うとことで、「どのくらい視聴されたのか」が見え「どういうコンテンツが視聴されるのか」「どういうコンテンツが最後まで見てもらえるのか」「どういうコンテンツだと見てもらえないのか」ということが可視化できます。
それによって、コンテンツや社内報自体の運用に関してもPDCAが回り出します。それが、動画やデジタルを活用し社内報を運用する大きなメリットです。
動画社内報をはじめたい！ミルビィの動画制作支援
ミルビィでは、「動画をつくったことがない」「どういうコンテンツが見られるのかというノウハウを持っていない」というお客様に「動画社内報」活用支援やコンテンツ制作支援を行うだけでなく、お客様の課題観を聞いた上でのゴール設定や、その実現に向けた支援も行っています。
「そもそも誰に届けたいのか」「目的・課題・ゴールは何なのか」ということが定義されていないと上手な運用が難しくなってしまうため、動画制作に長年携わってきた知見を活かし、それらを定義した上で制作まで請け負うことができるということを一つの特徴です。
コンテンツ制作の具体的な内容としては、「トップや事業部の方針発表」「トップメッセージ」「社員や部門のインタビュー」「ナレッジ・ノウハウのシェア」です。こういったコンテンツが社内報として、特に視聴されるという傾向があります。「まずはこういったところから、つくってみませんか？」という形で支援を行っています。
社内報の運用に課題を感じていらっしゃる方は、まずはお気軽にお問い合わせください。
『つたわる×つながる×シェアする』をコンセプトに、テレワーク時代における動画活用で従業員のエンゲージメントを高める「動画社内報」サービスです。国内700社以上の導入実績のある動画配信システム「millvi」で、動画によるコミュニケーションが可能な社内報システムのご提供から、動画制作サービス、活用支援コンサルティングまでお客様を支援いたします。
